Jakiś czas temu do naszej firmy zgłosił się Klient poszukujący systemu typu obieg dokumentów z następującymi wymaganiami:
- Aplikacja ma umożliwiać podział faktur kosztowych z uwagi na ich rodzaj
- Aplikacja ma umożliwiać automatyczne powiadamianie o wprowadzeniu do systemu dokumentu
- Należy stworzyć schematy postępowania z danym dokumentem np. faktura kosztowa zostaje przesłana do pracownika danego działu, który ją akceptuje – następnie kierownik działu ponownie akceptuje, faktura wraca do działu księgowości
- Najważniejszy wymóg – wszystkie dane mają być pobierane i zestawiana w arkuszu excel dając analizę wynikową przedsiębiorstwa.
- System musi być gotowy na wczoraj 🙂
Zaproponowaliśmy Klientowi wykorzystanie następujących aplikacji wchodzących w skład pakietu Office 365: Microsoft Sharepoint, Flow oraz Excel.
Stworzenie aplikacji rozpoczęliśmy od Sharepoint Online. Po utworzeniu witryny przygotowaliśmy szereg list, które są podstawowymi elementami aplikacji. Lista przypomina tabelę bazy danych. Dodaliśmy kolumny, określiliśmy rodzaj przechowywanych danych oraz dodaliśmy kolumny MPK, które pozwalały nam klasyfikować dokumenty. W tak stworzonym narzędziu operator mógł wprowadzać nagłówki dokumentów oraz skany. Każdorazowe wprowadzenie dokumentu wywoływało akcję w aplikacji Flow. Zbudowaliśmy za jej pośrednictwem przebiegi sterowane warunkami. Każdy przebieg przyporządkowany był do danej listy w Sharepoint Online.
Jeżeli nowy dokument zostaje wprowadzony w liście to wyślij powiadomienie email do managera działu, jeżeli manager działu potwierdzi poprawność dokumentu powiadom managera działu. Szef działu sprawdza dokument jeżeli jest poprawny wraca potwierdzenie do działu księgowości na zgodę płatności. Tworząc przebiegi ogranicza nas tylko wyobraźnia.
Opisany dokument wraca do listy sharepoint i jest uwzględniany w procesie analizy finansowej przedsiębiorstwa. Przygotowaliśmy arkusz excel zawierający pełną analizę wskaźnikową. Dokumenty są pobierane bezpośrednio do excela za pośrednictwem wbudowanego sterownika OData. Dalej to już funkcje wyszukaj pionowo i sumy warunków.
Zbudowanie narzędzia w Office 365 okazało się bardzo szybkie, a koszta licencyjne atrakcyjne (10 euro miesięcznie za użytkownika). Pomimo dużej liczby dokumentów nie przekroczyliśmy planu darmowego w Flow.
Parę wskazówek:
- lista sharepoint może zawierać maksymalnie 30mln rekordów dlatego nawet duże zbiory danych możemy w niej przechowywać
- konfiguracja Flow jest prosta, ale nie wszędzie zastosowano tłumaczenia przez co należy używać angielskich słów na przykład akceptując akcje
- sterownik Odata nie występuje w Excel dla Mac – przeładowanie danych może odbywać się tylko na komputerze z Windows – możemy kupić sterownik, ale są bardzo drogie
- zapomnijmy o użyciu Excel Online i przeładowaniu – aplikacja jest ograniczona – jeżeli chcemy pokazywać w ten sposób dane, lokalnie przeładowujemy plik i potem wysyłamy na dowolne miejsce (biblioteka sharepoint lub one drive)
Obieg dokumentów to tylko jeden z pomysłów jak za pośrednictwem Office 365 zbudować własną aplikacje. Oprócz opisanych produktów Microsoft dostarcza między innymi Power Apps. Dzięki niej na wewnętrzne potrzeby firmy możemy stworzyć aplikacje mobilną.
Jeżeli są Państwo zainteresowani wypróbowaniem aplikacji Office 365 zachęcam do kontaktu.
